Description du poste
Gestion administrative
Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, Publie les offres d’emploi et d’appels à experts, Assure la vérification des prestataires sur la base de l’outil compliance interne
GESTION LOGISTIQUE
Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études…) Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,… Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité, Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,… Applique les procédures d’achat interne et externe
DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE
Au sein du département Paix Stabilité Sécurité (P2S), sous l’autorité hiérarchique du responsable de pôle Prévention Réduction et Adaptation aux Risques (PRAR) qui définit, oriente et encadre son rôle au sein des équipes, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication.
DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…)
- Etre méthodique & organisé.e
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
- Réactivité face à aux urgences
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
- Disponibilité et sens du service
- Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe] Capacité à travailler en en équipe et à communiquer sur ces activités, prise d’initiative
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Lieu : Paris 40 boulevard de Port Royal – 75005 Paris
- Type de contrat: CDD 6 mois
- Date de début : septembre 2022
Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation
